Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une réglementation européenne entrée en vigueur le 25 mai 2018. Son objectif principal est de protéger les données personnelles des individus au sein de l'Union européenne (UE) et de réglementer leur traitement par les organisations, qu'elles soient situées dans l'UE ou non, dès lors qu'elles traitent des données de citoyens de l'UE.
La politique RGPD dans le recrutement
Le RGPD impose à toutes les entreprises traitant les données personnelles des résidents de l'UE de respecter ses exigences. Toutes les entreprises et cabinets de recrutement doivent garantir que leurs méthodes de collecte, de stockage, de traitement et de partage de données sont conformes au RGPD, sous peine de sanctions financières pouvant aller jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial. Vos candidats doivent être informés de leurs droits concernant leurs données et de l'objectif de leur collecte.
Quelles sont les exigences RGPD pour les recruteurs
Voici la liste des exigences RGPD auxquelles les recruteurs doivent se soumettre :
| Droit à l'information | Le recruteur doit garantir aux candidats le droit de connaître les données collectées les concernant ainsi que leur finalité d'utilisation. |
| Transparence | Le recruteur doit informer les individus sur la manière dont leurs données sont utilisées, traitées et protégées. |
| Consentement | La collecte du consentement par le recruteur doit être explicite avant l'utilisation des données personnelles des candidats, garantissant ainsi que le consentement soit clair et donné librement. |
| Retrait du consentement | Le respect du droit des individus à retirer leur consentement doit être pleinement assuré. Les candidats doivent pouvoir demander la suppression de leurs données collectées à tout moment. |
| Cookies | Votre site web doit être doté d'une bannière pour informer les candidats et les visiteurs du site web de l'utilisation de cookies lors de leur visite sur votre site carrière. Cette transparence garantit qu'ils sont pleinement informés de votre utilisation de cookies. |
| Suppression | Vous devez définir d'une période de conservation des données pour supprimer automatiquement les profils expirés. Les données anonymisées peuvent être conservées à des fins statistiques. Les candidats ont le droit de demander la suppression de leurs données personnelles si celles-ci ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. |
| Mesures de sécurité | Vous devez garantir la mise en place de mesures techniques et administratives appropriées pour protéger les données personnelles de vos candidats. Vous devez prendre des mesures appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, le vol, l'accès non autorisé et la divulgation. |
| Restrictions d'export des données | Toutes les données collectées et traitées par vos soins demeurent dans l'Union Européenne, en conformité avec les restrictions d'export des données du RGPD. |
Les données que vous recueillez dans votre logiciel de recrutement
Les données que vous recueillez dans votre logiciel de recrutement sont essentielles pour mener à bien le processus de sélection des candidats. En utilisant votre ATS, vous collectez des informations nécessaires à cette fin spécifique.
Cela inclut les détails essentiels tels que les noms, les coordonnées, l'historique professionnel, les compétences et les formations des candidats. Il est important de noter qu'il est crucial de respecter les réglementations en matière de protection des données lors de la collecte de ces informations. Assurez-vous de ne pas recueillir de données sensibles telles que l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques à des fins d'identification uniques, les données relatives à la santé ou à la vie sexuelle, ou l'orientation sexuelle.
En cas de fourniture accidentelle de telles informations, assurez-vous de les traiter avec la plus grande confidentialité et de les supprimer immédiatement de vos systèmes. En tant que recruteurs, il est de votre responsabilité de ne collecter que les données strictement nécessaires pour mener à bien vos activités de recrutement, conformément aux principes de minimisation des données et de limitation de la finalité énoncés dans le RGPD. Veillez à ce que les données des candidats soient utilisées de manière responsable, transparente et sécurisée tout au long du processus de recrutement.
Données collectées | Données candidats |
| Nom |
 |
| Prénom |
|
| Adresse Postale | |
|
| |
| Téléphone | |
| Poste | |
| Profil LinkedIn |
|
| Vidéo de présentation | |
| Curriculum Vitae | |
| Commentaires | |
| Réponses au questionnaire de candidature | |
| Évaluation |
|
Obtenir le consentement du candidat
L'obtention du consentement du candidat est une étape cruciale dans le processus de collecte et de traitement des données personnelles conformément au RGPD. Avant de recueillir toute information, il est impératif d'obtenir un consentement explicite et éclairé de la part du candidat. Ce consentement doit être volontaire, spécifique, informé et univoque, ce qui signifie que le candidat doit être pleinement conscient des informations qu'il fournit et des objectifs pour lesquels elles seront utilisées. Vous vous engagez à garantir que chaque candidat comprend parfaitement la finalité de la collecte de ses données et à respecter son droit de retirer son consentement à tout moment.
Conséquences du refus de consentement
Lorsqu'un candidat refuse de donner son consentement, le recruteur respecte ce choix et s'abstient de collecter ou d'utiliser les données personnelles de cet individu. Cependant, il est important de noter que le refus de consentement peut avoir des implications sur le processus de recrutement.
Dans ce contexte, en respectant le choix de non-consentement et en anonymisant les données, le recruteur assure le respect de la vie privée des individus tout en maintenant l'intégrité du processus de recrutement. L'anonymisation des données joue un rôle crucial. Elle permet de protéger la confidentialité des candidats tout en garantissant que leurs informations ne seront pas utilisées à des fins de recrutement.
Par exemple, si un candidat refuse de se soumettre à des tests ou de fournir certaines informations, cela pourrait affecter ses chances d'être considéré pour le poste. Le recruteur peut alors informer le candidat des conséquences de son refus de consentement et discuter des alternatives disponibles.
En fin de compte, le recruteur veille à respecter les droits du candidat en matière de confidentialité et de protection des données, tout en cherchant à mener un processus de recrutement équitable et efficace.