Qu’est-ce qu’un ATS ? - Définition
Un ATS, est un système de suivi des candidatures de l'anglais Applicant Tracking System, c'est un logiciel utilisé par les professionnels des ressources humaines pour gérer et suivre les candidatures tout au long du processus de recrutement. Il s'agit d'un système de suivi des candidats qui permet d'automatiser et de rationaliser les différentes étapes de recrutement, depuis la publication des offres d'emploi jusqu'à la sélection finale des candidats.
Il permet de centraliser les candidatures reçues dans un seul espace en ligne, de les trier et de les suivre tout au long du processus de recrutement, ce qui facilite la gestion et la communication et qui permet de gagner un temps précieux.
Comment fonctionne un ATS ?
Un ATS fonctionne en recueillant, organisant et classant les candidatures reçues par le biais de différentes sources, telles que les sites d'emploi (jobboards), les réseaux sociaux professionnels ou les candidatures spontanées. Le logiciel analyse ensuite les CV et les lettres de motivation des candidats afin de les trier en fonction de critères prédéfinis, tels que les compétences, l'expérience professionnelle ou la localisation géographique.
L'ATS permet également aux recruteurs de communiquer avec les candidats, de planifier des entretiens, de partager des commentaires et d'évaluer les performances des candidats tout au long du processus de recrutement. Certains ATS offrent également des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'intégration avec d'autres outils RH, la création de rapports statistiques ou l'intelligence artificielle pour faciliter la présélection des candidats.
Quels sont les avantages des ATS ?
Suivi des performances des candidats
Les ATS permettent de suivre les performances des candidats tout au long du processus de recrutement. Les recruteurs peuvent enregistrer les évaluations, les commentaires et les notes attribuées aux candidats lors des différentes étapes. Cela facilite la comparaison et la prise de décision en fonction des données objectives sur les performances des candidats.
Amélioration de l'expérience candidat
Les ATS permettent d'envoyer des notifications et des mises à jour automatiques aux candidats, améliorant ainsi leur expérience tout au long du processus de recrutement. Cela renforce l'image positive de l'entreprise et favorise des relations positives avec les candidats.
Gain de temps
Les ATS automatisent de nombreuses tâches administratives du recrutement, telles que le tri des CV, l'envoi de notifications aux candidats, la planification des entretiens et le suivi des étapes du processus de recrutement. Cela permet aux recruteurs de gagner du temps précieux qu'ils peuvent consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Collaboration simplifiée
Les ATS permettent aux membres de l'équipe de recrutement de collaborer de manière plus efficace. Ils peuvent partager des commentaires sur les candidats, évaluer les performances, noter les compétences et prendre des décisions de recrutement éclairées. Cela favorise une approche collaborative et une meilleure communication au sein de l'équipe.
Gestion centralisée des candidatures
Un ATS permet de collecter et de stocker toutes les candidatures en un seul endroit centralisé. Cela facilite la recherche, la comparaison et l'évaluation des candidats, améliorant ainsi l'efficacité globale du processus de recrutement.
Promotion de la marque employeur
Certains ATS offrent des fonctionnalités pour personnaliser les communications avec les candidats. Cela permet de fournir des informations sur l'entreprise, sa culture, ses valeurs et ses avantages concurrentiels, renforçant ainsi la marque employeur et attirant des candidats de qualité.
Il existe plusieurs avantages à multidiffuser des offres via l’utilisation d’un ATS, à commencer par le gain de temps au travers de la capacité de diffuser des informations à un grand nombre de destinataires en même temps, la possibilité de les segmenter en groupe, de suivre les performances, de créer des modèles de communication automatisés ou encore de les personnaliser pour chaque destinataire.
Un logiciel ATS joue un rôle clé dans la gestion efficace des processus de recrutement. Il permet aux employeurs de gagner du temps en centralisant les candidatures, de les trier et de les suivre efficacement, tout en automatisant certaines tâches et en fournissant des outils de suivi des performances. Cela permet aux employeurs de recruter plus efficacement et de prendre des décisions de recrutement plus informées.
Pourquoi utiliser un Applicant tracking System pour vos recrutements ?
Utiliser un Applicant Tracking System (ATS) pour vos recrutements présente plusieurs avantages, que vous ayez peu de candidats ou un grand nombre de candidatures. Voici pourquoi l'utilisation d'un ATS peut être bénéfique :
Un sourcing simplifié
L'ATS permet de recevoir l'ensemble des candidatures en un seul endroit. L'ATS facilite alors la gestion des candidatures reçues en permettant de filtrer et trier les CV en fonction de vos critères de sélections, des compétences attendues et des expériences recherchées. L'ATS vous permet de cibler les candidats les plus pertinents et les mieux qualifiés.
Un contrôle facilité de votre marque employeur
L'ATS permet de simplifier, voire d'automatiser, votre communication extérieure. Vous pouvez planifier les entretiens de manière efficace, vous pouvez communiquer avec les candidats en utilisant des modèles de courriels prédéfinis et vous pouvez automatiser l'envoi d'e-mail à chaque étape du processus de recrutement.
Un gain de temps sur les tâches répétitives
Avec un ATS vous pouvez automatiser certaines tâches comme la mise à jour du statut des candidatures, l'envoi de réponses automatiques aux candidats pour les informer de l'état de leur candidature, l'envoi de documents aux candidats et aux clients. Vous pouvez également envoyer des courriels de rappel aux clients pour qu'ils émettent un avis sur les candidats proposés dans leur espace dédié.
Un partage efficace des dossiers candidats
En vous équipant d'un ATS, vous pouvez créer des templates de dossier candidats que vous partagez ensuite à vos clients avec des accès sécurisés. Vous choisissez le type de document (entretien, évaluation, CV) à partager ainsi que la ou les étapes à partager. Depuis leur espace dédié, vos clients émettent leur avis sur les candidats proposés et peuvent même les faire avancer dans le processus de recrutement. Les employeurs peuvent suivre vos statistiques de recrutement, comme le nombre de candidats par emploi, le taux de conversion des candidatures en entretiens et le taux d'embauche.
Suivez vos performances en temps réel
Un ATS peut également intégrer des outils de suivi des performances pour aider les employeurs à évaluer les performances des employés une fois embauchés.
À qui sont destinés les ATS ?
Chefs d'entreprises
Les chefs d'entreprises, en particulier dans les petites et moyennes entreprises, peuvent également utiliser un ATS pour consulter les candidatures, suivre le processus de recrutement et prendre des décisions finales concernant les nouveaux recrutements.
Chargés de recrutement et Directeurs des ressources humaines (DRH)
Les chargés de recrutement et les DRH sont les principaux utilisateurs d'un ATS. Ils l'utilisent pour gérer les candidatures, trier les profils, communiquer avec les candidats et planifier les entretiens.
Managers et opérationnels
Les managers et les responsables opérationnels sont également des utilisateurs potentiels d'un ATS. Ils peuvent accéder à l'ATS pour consulter les profils des candidats, ajouter leurs commentaires, évaluer les performances des candidats et participer à la prise de décision en matière de recrutement.
Cabinets de recrutement et chasseurs de têtes
Les cabinets de recrutement et les chasseurs de têtes utilisent souvent des ATS pour gérer les processus de recrutement pour leurs clients. L'ATS leur permet de gérer les candidatures, de suivre les candidats et de communiquer avec les entreprises clientes.
Les ATS (Applicant Tracking Systems) sont destinés aux entreprises et aux professionnels des ressources humaines qui sont impliqués dans le processus de recrutement. Ils peuvent être utilisés par des entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes entreprises, dans différents secteurs d'activité.
Les logiciels ATS sont particulièrement utiles pour les entreprises qui reçoivent un grand nombre de candidatures ou qui ont des besoins de recrutement fréquents. Les entreprises qui cherchent à rationaliser et à automatiser leurs processus de recrutement peuvent également bénéficier de l'utilisation d'un ATS.
Comment choisir son ATS ?
Lorsque vous choisissez un ATS (Applicant Tracking System), il est important de prendre en compte plusieurs facteurs afin de trouver la solution qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques. Voici quelques points clés à considérer :
Problématiques de recrutement
Identifiez les défis et les problématiques spécifiques que vous rencontrez dans votre processus de recrutement. Cela peut inclure des problèmes de gestion des candidatures, de communication avec les candidats, de collaboration en équipe, ou des besoins spécifiques liés à votre secteur d'activité ou à la conformité réglementaire.
Attentes et fonctionnalités
Faites une liste des fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin. Cela peut inclure la collecte et le tri automatisés des candidatures, la communication avec les candidats, la collaboration en équipe, les fonctionnalités de reporting et d'analyse, l'intégration avec d'autres outils RH, etc. Assurez-vous que l'ATS que vous envisagez offre les fonctionnalités nécessaires pour répondre à vos attentes.
Taille et type d'entreprise
Considérez la taille de votre entreprise et vos besoins en matière de recrutement. Certains ATS sont mieux adaptés aux petites et moyennes entreprises, tandis que d'autres conviennent davantage aux grandes entreprises avec des volumes de recrutement plus importants. Recherchez un ATS qui correspond à la taille et au type d'entreprise pour lequel vous recrutez.
Budget
Déterminez le budget que vous pouvez allouer à un ATS. Les coûts des ATS varient en fonction des fonctionnalités, de la taille de l'entreprise et des options de tarification. Assurez-vous d'évaluer le rapport qualité-prix et de choisir une solution qui rentre dans votre budget tout en répondant à vos besoins.
Faire un benchmark
Effectuez une recherche approfondie et comparez plusieurs ATS sur le marché. Consultez les avis des utilisateurs, examinez les fonctionnalités offertes, les tarifs, les intégrations disponibles, la convivialité de l'interface, le service client, etc. Un benchmark vous permettra de prendre une décision éclairée en tenant compte des meilleures pratiques du secteur.
Évaluations et démonstrations
Avant de prendre une décision finale, demandez des démonstrations de l'ATS aux fournisseurs potentiels. Cela vous permettra de mieux comprendre l'interface, les fonctionnalités et la convivialité de l'outil. Vous pouvez également demander des références ou contacter des clients actuels pour obtenir leur avis sur l'expérience d'utilisation de l'ATS.
En tenant compte de ces éléments, vous pourrez choisir un ATS qui répondra le mieux à vos problématiques de recrutement, à vos attentes spécifiques, à votre taille d'entreprise, à votre budget et qui correspondra à vos besoins en fonctionnalités.